Πέμπτη, 27 Νοεμβρίου 2014

Απογραφή στο Farmakon

Πολύ κουβέντα γίνεται τελευταία για την "απογραφή". Μια απλή τυπική φορολογική διαδικασία -με συγκεκριμένα οφέλη και μία επιβαρυντική αρχή που φυσικά δεν πρέπει για κανένα λόγο να επιβληθεί στα φαρμακεία, λόγω της συγκεκριμένης φύσης της δουλειάς μας, αλλά να εφαρμόζεται οικειοθελώς και μόνο μετά από καλό λογιστικό προγραμματισμό- η οποία όμως στις συζητήσεις μας έχει πάρει μια άλλη τερατώδη μορφή αδιόρατου και ανεξήγητου φόβου. Άλλο όμως αν θα κάνουμε απογραφή του στοκ μας για δική μας χρήση κι άλλο αν θα την χρησιμοποιήσουμε σαν φορολογικό εργαλείο!!! Πάντως με τα σημερινά δεδομένα αν δεν εξαιρεθούμε δια παντός, του χρόνου θα πάθουμε χειρότερα -φορολογικά- απ' ό,τι φέτος.

Παρακάτω περιγράφω όσο πιο απλοϊκά μπορώ την διαδικασία καταγραφής του στοκ του φαρμακείου μέσω της χρήσης των δυνατοτήτων των ειδικών μας προγραμμάτων. Η καταγραφή αυτή που ονομάζεται απογραφή επιχείρισης μπορεί να δώσει νέες προοπτικές στον διαχειριστή του φαρμακείου ίδιες και περισσότερες με οποιαδήποτε σωστά δομημένη επιχείριση:



  • Δυνατότητα στον λογιστή/επιχειρηματικό σύμβουλο μας να πάρει άμεσα εικόνα ώστε να καθοδηγήσει τα βήματά μας.
  • Καλυτέρευση της καθημερινότητας των παραγγελιών-διαχείριση στοκ-ορθολογική τιμολόγηση προϊόντων-ημερομηνιών λήξεων
  • Τράπεζα μνήμης αγορών-πληρωμών


Γι' αυτό και προσωπικά ξεκίνησα να την κάνω. Διάλεξα το δύσκολο δρόμο να την κάνω μόνος μου με μηδενικό κόστος -αλλά δυσανάλογο βάρος αφού μου πήρε πάνω από 2 μήνες- ώστε να εντοπίσω τα πάντα -λάθη, αστοχίες, κόστος/όφελος, διαδικασία- στην πορεία. Σίγουρα συνιστώ να απευθυνθείτε στους προμηθευτές σας ή στα προγράμματα των φαρμακείων σας ώστε να τελειώσετε σε 2 μέρες. Είμαι σίγουρος ότι είναι έτοιμοι να ανταποκριθούν. Ελπίζω πάντως να βοηθήσει το παρακάτω, αν όχι στο να το κάνετε μόνοι σας σωστά αλλά έστω να απομυθοποιηθεί η διαδικασία και ίσως καλύτερα να ξεκινήσετε συνάδελφοι και να απευθυνθείτε σε πιο ειδικούς που σίγουρα θα έχουν πιο εύκολες λύσεις:

Πριν ξεκινήσετε οποιαδήποτε από τις παρακάτω περιγραφόμενες διεργασίες πρέπει να προηγηθούν τα εξής:

  • Να εντάξετε στο πρωτόκολλο λειτουργιών σας τη λήψη καθημερινά back up (πιστέψτε με είναι πιο δύσκολο απ' όσο ακούγεται γιατί: έξις δευτέρα φύσις). Να μιλήσετε με τον πάροχό σας για λειτουργικές ρυθμίσεις (π.χ. κλείσιμο έτους)
  • Nα αποτυπώνετε 100% κάθε πώληση!!! Εσείς και οι υπάλληλοί σας πρέπει να εξοικειωθείτε με τη χρήση του F3 ακόμα και στο 1 depon! Ό,τι "βγαίνει" πρέπει να καταγράφεται!
  • Nα μιλήσετε με τους προμηθευτές σας για on line παραγγελίες (ή εναλλακτικά να μάθετε να περνάτε μόνοι σας τα τιμολόγια μόλις έρχονται). Ό,τι  "μπαίνει" πρέπει να καταγράφεται!
  • Να ετοιμάσετε πλάνο επιλογής barcode για όσα προϊόντα δεν έχουν και να ανοίξετε κωδικούς για όλα τα προϊόντα που διαθέτετε στο πρόγραμμά σας! Προτείνω τη χρήση ετικετογράφου και έτοιμων προγραμμάτων όπως το Data-box.

Ας ξεκινήσουμε!    (πατήστε τις φωτό για μεγένθυση)



Επιλέγουμε "τμηματική απογραφή". Κάθε ~20 καταχωρήσεις αποθηκεύουμε α) για να μην επιβαρύνουμε το σύστημα κι έχουμε απόρριψη β) ώστε να δουλεύουμε συρτάρι-συρτάρι και να μη χάνουμε το λογαριασμό και γ) ώστε να μπορούμε να είμαστε ετοιμοπόλεμοι να γυρίσουμε σε εκτέλεση πώλησης ειδικά αν κάνουμε την απογραφή μας σε ώρα λειτουργίας (όπως έκανα εγώ)


Περνάμε κάθε κωδικό και αν θέλουμε ημερομηνία λήξης, κάτι ιδιαίτερα χρήσιμο στα παραφάρμακα. Αλλά παρόλο που στα φάρμακα δεν γίνεται αυτόματη καταχώρηση (αν και θα έπρεπε με τη σωστή χρήση του πάνω barcode) εγώ πέρασα και στα φάρμακα: πιστεύω ότι θα χρησιμεύσει τουλάχιστον για τις πρώτες 2-3 επιστροφές. Πάντως όσες κι αν έχει...


... θα αποτυπωθούν στο πρόγραμμα και είναι ρυθμισμένο να τραβά σε κάθε πώληση την πιο σύντομη σε λήξη. Αρα αν κάποια στιγμή τραβήξετε από το ράφι σας ένα προϊόν με άλλη ημερομηνία από αυτή του προγράμματος τότε θα ξέρετε ότι είχατε λάθος τοποθέτηση.


Κάθε είδος που περνάμε μετά θα βλέπουμε πόσα έχουμε εύκολα...

έτσι...
...ή και έτσι

... ενώ όσα είδη δεν έχουμε προλάβει να περάσουμε ακόμα θα εμφανίζονται σαν αρνητικά υπόλοιπα μέχρι να έρθει η σειρά του ραφιού τους να απογραφούν!  

Καθόλου δεν μας ενοχλεί κάτι τέτοιο αν όλα καταμετρώνται στην είσοδο και στην έξοδο όπως είπαμε (F3 και ηλεκτρονικά τιμολόγια). Μέχρι να καταγραφεί το συγκεκριμένο συρτάρι θα μειώνει αρνητικά υπόλοιπα, αλλά μόλις γίνει θα είναι μια χαρά και θα μπει στη δουλειά κανονικά!


ΠΡΟΣΟΧΗ!!!
Eντοπισμένο λάθος: όσα φάρμακα έχουν κινηθεί στο παρελθόν αλλά δεν βρίσκονται τώρα στα ράφια μας τη στιγμή της απογραφής, θα έχουν φυσικά αρνητικό υπόλοιπο!  Άρα αν παραγγελθούν στο μέλλον θα εξακολουθήσουν να έχουν αρνητικό υπόλοιπο και δεν θα είναι σωστή η απογραφή μας! 

Η λύση για όσους κάνουν απογραφή σε 1 βήμα (κλειστά και τελειώνουν άμεσα) είναι να κάνετε μηδενισμό ΑΦΟΥ πρώτα εννοποιήσετε όλες τις απογραφές (τις κάνουμε μία-μία τμηματικές και μετά ενοποίηση):






... συνεχίζουμε:

Κάθε όποτε θέλουμε μπορούμε να περνάμε τις τμηματικές απογραφές μας ώστε τα συγκεκριμένα ράφια να "μπαίνουν" στην αποθήκη μας από εκείνη τη στιγμή και μετά (και εννοείται πριν κινήσουμε κάτι από το ράφι που εκείνη τη στιγμή απογράφουμε) με F11 και επιλογή της καρτέλας"ενοποίηση τμηματικών απογραφών". Επιλέγουμε "όλες" κάτω αριστερά, πατάμε ΟΚ να γίνουν σούμα και F3 να μπουν στην αποθήκη μας!!


Έχουμε ήδη φτάσει στη σταδιακή απογραφή του στοκ μας!!! Με σωστούς χειρισμούς μπορούμε στην ανάπαυλα της δουλειάς μας ή στο τέλος κάθε μέρας να απογράφουμε ένα ένα τα ράφια μας εύκολα κι ωραία, αρκεί να αποθηκεύουμε και να ενοποιούμε το συρτάρι μας πριν δώσουμε οτιδήποτε που θα χρειαστεί.

Μόλις τελειώσουμε τα φάρμακα θα έχουμε ήδη το πρώτο όφελος του κόπου μας το οποίο θα φαίνεται στην καθημερινή μας παραγγελία:


Με βάση τις παραγγελίες ημέρας μπορούμε ήδη με μια ματιά να δούμε:
  • τί ακριβώς δώσαμε!
  • πόσα έχουμε ακόμα στο ράφι μας (αλλά και ποιά είδη ΔΕΝ έχουν απογραφεί ακόμα)
  • πόσα χρωστάμε από μερική εκτέλεση!!! (αυτό για όσους "φοβούνται" να κάνουν μερικές εκτελέσεις βλέπετε πόση βοήθεια θα είναι στον καθορισμό της έκτασης της παραγγελίας μας και άρα του ελέγχου του στοκ μας)


Αφού φτιάξουμε την παραγγελία μας και την αποθηκεύσουμε (στη θέση που έχει ετοιμάσει για μας ο προμηθευτής μας), πάμε να τη βρούμε στο C-L με F11 και μετά να τη στείλουμε με C-C (δείτε πώς στέλνουμε εύκολα ηλεκτρονική παραγγελία ΕΔΩ).

Μόλις τιμολογηθεί είμαστε έτοιμοι να "κατεβάσουμε" τα τιμολόγια και να τα "περάσουμε" στο πρόγραμμά μας εύκολα και γρήγορα (παρακάτω δείχνω το λειτουργικό περιβάλλον του ΠΕΙΦΑΣΥΝ, υπολογίζω ότι αντίστοιχες λειτουργίες θα έχουν και οι υπόλοιποι):

επιλέγουμε την παραγγελία του δρομολογίου που μολις ήρθε...

...πατάμε λήψη αρχείου...

... παρατηρούμε ότι "κατεβαίνει" στα downloads...

Mέχρι εδώ όλα έγιναν αυτόματα! Εμείς συνεχίζουμε από δω και πέρα την ενσωμάτωση στο πρόγραμμά μας:

Πάμε να την βρούμε...

... ανοίγουμε το παράθυρο να βρούμε τα downloads μας...

...είναι πάντα στη σελίδα "Εγγραφα"...

...πατάμε "νέα παραστατικά" να τα "τραβήξει", επιλέγουμε όλα αν είναι πολλά και "οριστικοποίηση"
Μόλις γίνει αυτό τα τιμολόγιά μας είναι περασμένα στην περιοχή C-G και μπορούμε να τα τσεκάρουμε (δείτε παρακάτω) και τα προϊόντα μας έχουν προστεθεί αυτόματα στο στοκ μας.

Αν κάποιο είδος δεν αναγνωρίζεται από το πρόγραμμά μας αυτό επισημαίνεται σ' αυτό το σημείο της διαδικασίας και βγαίνει κάτω σε ποιό Τιμολόγιο εντοπίσθηκε και η αξία του ώστε να το βρούμε εύκολα! Αυτό γίνεται είτε γιατί δεν είναι σωστό το barcode που είναι περασμένο μέσα (προεπιλογή προγράμματος), είτε γιατί δεν το έχουμε εμείς καταχωρήσει (δείτε παρακάτω)



Μικρά tips στη βοήθεια της απογραφής (περιεχόμενα):
  • Λάθη απογραφής/ξεχασμένα προϊόντα/εισαγωγή μη ηλεκτρονικής παραγγελίας
  • Τσεκάρισμα τιμολογίων/χειρόγραφο πέρασμα τιμολογίων εξωτερικού προμηθευτή
  • Πέρασμα νέου είδους
  • Barcode ειδών 
  • Εύκολο πέρασμα για όποιον είναι μόνος του


Λάθη απογραφής/ξεχασμένα προϊόντα/εισαγωγή μη ηλεκτρονικής παραγγελίας

Αν έχουμε ξεχάσει ποσότητα ενός είδους ή έρθει παραγγελία του που δεν είναι σε ηλεκτρονική μορφή μπορούμε να προσθέσουμε την ποσότητα αυτή ανά πάσα στιγμή καταχωρώντας τη από την καρτέλα "Κινήσεις Αποθήκης" ακριβώς όπως στην κανονική απογραφή:



Όταν έχουμε κάνει απογραφή κρατώντας ημερομηνία λήξης στα φάρμακα πρέπει να ξέρουμε ότι αυτή δεν ανανεώνεται αυτόματα από τα ηλεκτρονικά τιμολόγια γιατί δυστυχώς παρόλη την ύπαρξη του πάνω barcode δεν έχει γίνει ακόμα η δημιουργία μιας βάσης δεδομένων που να επιτρέπει κάτι τέτοιο.
  • γι' αυτό όσο θα δίνετε φάρμακα από την αρχική απογραφή και θα παραγγέλνετε νέα θα βγάζει μια ειδοποίηση ότι "δεν συμφωνούν οι ποσότητες με τις ημερομηνίες λήξης". Αυτό θα σταματήσει όταν εξαντληθούν οι ποσότητες της αρχικής απογραφής. 
  • επίσης είναι σημαντικό να ξέρετε το εξής: στην κατάσταση εκτέλεσης (C-S) θα δείχνει ποσότητα αριστερά του προϊόντος μόνο αν έχει περαστεί με ημερομηνία λήξης. Παράδειγμα στα φάρμακα κάποια στιγμή θα δείτε δίπλα ημερομηνία λήξης και ποσότητα 1 ενώ στo C-A θέση "Καρτέλα" θα δείτε ποσότητα 2. Το 2ο είναι από μετέπειτα αγορά που δεν περάστηκε ημερομηνία λήξης. Ετσι δυστυχώς δεν μπορούμε γρήγορα να δούμε διαθέσιμο στοκ αλλά πρέπει να πατήσουμε αποθήκη C-A. Εύχομαι να διορθωθεί αυτό.
Με ημερομηνία λήξης βλέπουμε και παρτίδες και ποσότητα άμεσα δίπλα στο φάρμακο...

...χωρίς την ημερομηνία μένει κενό ενώ έχουμε κομμάτια και το βλέπουμε μόνο στην αναζήτηση ή στο C-A


Τσεκάρισμα τιμολογίων/χειρόγραφο πέρασμα τιμολογίων εξωτερικού προμηθευτή

Τα τιμολόγια που έχουμε μόλις περάσει μπορούμε να τα τσεκάρουμε (π.χ. έλεγχος αν όλα τα προϊόντα είναι μέσα) χωρίς να κρατάμε τα έγγραφα ανά χείρας! Είναι αποθηκευμένα στην περιοχή C-G!


Στην ίδια περιοχή μπορούμε να περάσουμε κι ένα τιμολόγιο ενός εξωτερικού Προμηθευτή μόνοι μας κι έτσι αυτόματα να γίνει και απογραφή των προϊόντων του (αν έχουμε ανοίξει κωδικούς σε όσα δεν έχουν). Αφού ανοίξουμε κωδικό Προμηθευτή με F2 στο "Προμηθευτές-Αρχείο Προμηθευτών" και περάσουμε όλα τα στοιχεία (ΑΦΜ-ΔΟΥ-διεύθυνση-τηλέφωνα κτλ), τότε στο C-G μπορούμε
  • να περάσουμε τα προϊόντα ακόμα και με τη χρήση του barcode
  • στις ποσότητες που αγοράσαμε 
  • στην τιμή που τα αγοράσαμε (ακόμα κι αν είναι διαφορετική από το βασικό μας Προμηθευτή) 
  • με την έκπτωση που τα αγοράσαμε και φυσικά τις ημερομηνίες λήξης τους!


Πέρασμα νέου είδους

Στην περιοχή C-A περνάμε ένα νέο είδος (παραφάρμακο). Με F2 κι επιλογή "Παραφαρμάκου", ΦΠΑ, ΧΤ, έχουμε αυτόματα το είδος μας. Αφού αποθηκεύσουμε με F3 τότε πάμε στην καρτέλα barcode και το καταχωρούμε πάλι με F2. Μπορούμε εδώ να βάλουμε και μόνιμη έκπτωση στο είδος. Επίσης αν το είδος αυτό το έχουμε περάσει με ηλεκτρονικό τιμολόγιο (είτε του βασικού μας προμηθευτή ή κάποιου εξωτερικού που το περάσαμε εμείς όπως είπαμε ακριβώς παραπάνω) σ' αυτήν την περιοχή μπορούμε να δούμε ανά πάσα στιγμή πότε και πόσο το αγοράσαμε:





και άρα να επιλέξουμε αν θα βάλουμε κάποια μόνιμη έκπτωση ή όχι


Barcode ειδών

Αν δεν έχουμε κάποιο ειδικό πρόγραμμα (π.χ. Data-box, για το οποίο μου έχουν πει τα καλύτερα και θα το προμηθευτώ κι ο ίδιος) ή συμπληρωματικά μπορούμε να περνάμε barcode μόνοι μας σε όσα προϊόντα δεν έχουν με έναν ετικετογράφο. Προσωπικά περνάω ένα σε συγκεκριμένα προϊόντα που δεν έχουν (π.χ. newsept) τα οποία τα κρατάω στη μνήμη των εγγράφων μου και τα ανασύρω σε δεύτερα ή ένα κοινό ταμπελάκι το οποίο κρατώ δίπλα στον υπολογιστή μου σε είδη που δεν μπορώ να κολλήσω αυτοκόλλητο στο καθένα ξεχωριστά λόγω μεγέθους (π.χ. ουροσυλλέκτες κλίνης ή καθετήρες κτλ).

Επιλέγουμε ένα νούμερο που δεν αντιστοιχεί σε άλλο προϊόν στο πρόγραμμά μας (θα το απορρίψει το πρόγραμμα μόλις πάμε να το περάσουμε):

 

Το Farmakon έχει και εσωτερικό barcode-generator που μπορεί να παράγει barcode!! Zητήστε την παραμετροποίηση από τον πάροχό σας για να το λειτουργήσετε από εκεί!

Εύκολο πέρασμα για όποιον είναι μόνος του

Ποσότητες δεν βάζει αλλά πάει αυτόματα στην επόμενη γραμμή οπότε τις προσθέτετε μετά:



Συμπεράσματα

Οι διαδικασίες που περιγράφω παραπάνω είναι μεν απλές, αλλά απαιτούν μια γενικότερη καλή θεώρηση των διαδικασιών που ακολουθούμε στην καθημερινότητά μας τουλάχιστον από τον Φαρμακοποιό, ευχέρεια χρήσης προγράμματος, συμμόρφωση όλου του προσωπικού στη χρήση κάθε μέρα. Προσωπικά μπήκα στον κόπο ανιχνευτικά εδώ και μήνες και πλέον τώρα που τελείωσα συστήνω ανεπιφύλακτα να γίνει καταγραφή στοκ (απογραφή) σε κάθε φαρμακείο και καλύτερα από συνεργείο!

Προσωπικά κουράστηκα τα τελευταία χρόνια να παρατηρώ ανήμπορος να βοηθήσω συναδέλφους και φίλους να μπαίνουν στο φαύλο κύκλο της πιστωτικής ασφυξίας χωρίς να μπορώ να πάρω άμεσα την οικονομική τους αποτύπωση ώστε να μπορέσουν οι πιο ειδικοί συνάδελφοι να προβούν σε ανάλυση δεδομένων και να βοηθήσουμε. Χωρίς καταγραφή αυτό μπορεί να πάρει εβδομάδες και μήνες και να είναι αργά, με αυτό μπορεί να πάρει λεπτά και να ξεκινήσει η διόρθωση!

Ευχαριστώ το τμήμα μηχανοργάνωσης του ΠΕΙΦΑΣΥΝ και όλους τους ανώνυμους Συναδέλφους που με βοηθούν πάντα πρόθυμα χωρίς να επιθυμούν να τους κοινοποιήσω (ιδιαίτερα τον Μπ. Κ.). Ελπίζω να υπάρχουν λύσεις στα προβλήματα που εντόπισα και απλά να μην τις ξέρω, φυσικά και θα τις δημοσιεύσω μόλις τις βρω.

Παραθέτω και τις οδηγίες απογραφής του Farmakonet: